Aktieboken är bolagets interna grunddokument för att redovisa vem som äger aktierna och vilket innehav som gäller. En aktiebok mall används för att skapa en enhetlig dokumentation som går att följa över tid och som kan ligga till grund för bolagets hantering av ägarfrågor.
Aktiebolag ska föra aktiebok enligt aktiebolagslagen (2005:551). Det innebär att aktieboken ska finnas upprättad, hållas aktuell och kunna användas för att fastställa ägarbilden vid behov.
Hämta aktiebok mall
Hämta en juridiskt korrekt aktiebok mall via Aktieboksregistret för att upprätta aktieboken i en standardiserad form med obligatoriska uppgiftsfält och tydlig struktur för löpande uppdateringar.
För att hämta din nya aktiebok fyll i ditt organisationsnummer och få tillbaka handlingen till din e-postadress.
Uppgifter som ska framgå i aktieboken
Aktieboken ska innehålla uppgifter som entydigt identifierar aktieägaren och beskriver innehavet. Det innebär normalt namn samt personnummer eller organisationsnummer, antal aktier, aktieslag/aktieklass i förekommande fall och datum för förvärv eller överlåtelse.
Upprättande vid start och vid förändringar
Vid bolagsbildning dokumenteras samtliga aktieägare och deras innehav direkt i aktieboken. Därefter ska aktieboken uppdateras när ägandet förändras, exempelvis vid aktieöverlåtelse, gåva, arv, nyemission eller andra bolagshändelser som påverkar aktiestocken.
Varje justering av aktieboken bör kunna kopplas till ett underlag, exempelvis överlåtelseavtal eller styrelse- och stämmobeslut. För administrativ tydlighet bör bolaget kunna visa vad som ändrats, från vilket datum ändringen gäller och på vilken grund ändringen har införts.
Åtkomst och användning
Aktieboken kan hanteras digitalt eller i fysisk form, men bör förvaras på ett sätt som minimerar risken för fel version, obehörig åtkomst eller borttappade uppgifter. Vid digital hantering bör bolaget ha fast filstruktur, behörighetsstyrning och säkerhetskopiering så att handlingen kan återskapas vid behov.
Det är vanligt att bolaget behöver ta fram utdrag ur aktieboken inför bolagsstämma, vid bankärenden, investeringar eller due diligence. Utdraget bör avse en tydligt angiven tidpunkt, så att mottagaren kan bedöma uppgifternas aktualitet.
Ansvar i bolaget
Styrelsen ansvarar för att aktieboken förs korrekt och hålls uppdaterad. Den praktiska administrationen kan hanteras av en utsedd funktion, men ansvaret för korrekthet, rutiner och förvaring ligger kvar hos styrelsen.
För att minska risken för avvikelser bör aktieboken kontrolleras återkommande, särskilt inför stämma och i samband med bokslut eller större ägarförändringar. En kontroll innebär i normalfallet avstämning mot avtal och beslut samt kontroll av att aktieantal, aktieklasser och datum är konsekventa.
